Sharepoint 2013 documents multilibrairie: besoin de conseil/aide

SR-71

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Salut,

J'essaie de mettre un document dans une librairie et ensuite d'avoir des copies liées dans d'autre librairie. (le but est de gérér un seul document mais d'être capable d'y accéder de diférente manière)

Via envoyer vers (send to), je suis capable d'avoir cette copie mais:

1 la mise à jour des copies n'est pas automatique, il faut faire un refresh manuel.
2 mes colonnes de filtre ne sont pas copiées.
3 Si je veux plusieurs copies, je dois faire les copies une par une.

Y-a-t'il un moyen d'automatiser les mises à jour? Possible de copier les colonnes? Et possible de créer des listes de sélections pour où copier les fichiers? (exemple, j'aurais un dossier Amérique du nord, Canada. US et Mexico, j'aimerai avoir les options choisir les 4, choisir 2 de la liste, etc., je mettrais une copie d'un manuel qui s'applique au 3 pays dans les 4 dossiers, des documents en anglais dans NA, US et Canada, du français dans NA et Canada...)

Le but est de rendre ça le plus simple possible pour les futurs utilisateurs.

In sharepoint, I am trying to put one document in a folder and have linked copy in other folders (so that I have in reality just one document to manage but you can access it from different way)

Found that using "send to" allow to create that copy but

1 update of the other document is not automatic, you have to do a manual refresh (not hard but not bullet proof, you can forget to do that after updating the main)
2 columns are not copied, I need those filter to make search easier
3 If I want copies in different folder, that takes time, I have to create each copy one by one, you can't select more than one location at a time

Is there a way to manage an automatic update when you modified the main file?
Possible to copy/update the columns too?
Is there away to create lists of option so that if I want to create copies, I can select at once all the folder I want a copy in?

Purpose is to make that easy and bullet proof for the users.

one example would be if I have 4 folders: North America, Canada, USA and Mexico. I may want to put a generic manual in the 4 folders, put an English manual in NA, Canada and USA, a French one only in NA and Canada...

Capture3.png

dossier principal avec les tags (fichier test mule)/Main folder with the original file (test mule) and tags

Capture4.png

Copie liée à l'original dans un autre dossier, pas de tag/ Copy in a new folder but no tag

Merci/thanks
 
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Le send-to fait simplement une copie de ton fichier, c’est pas ce que tu veux si tu veux que le fichier soit uniquement à un endroit et que tu ne veux pas avoir de copies.

Si tu veux juste un lien tu peux ajouter le content type «link to document » à ta librairie et ajouter un lien dans ta librairie de destination plutôt que d’ajouter une copie du document, mais tu n’auras pas les métadonnées du document source.

Sinon tu peux simplement faire une colonne de type « lookup » dans ta deuxième librairie. Tu peux configurer ta colonne de type lookup pour qu’elle fetch également d’autre champs liés à ton document de la librairie source. Par exemple, si ta librairie source contient les colonnes A, B, et C, tu peux faire une colonne de type « lookup » dans ta librairie de destination, faire pointer la colonne vers la librairie source et configurer la colonne pour qu’elle affiche les champs A, B, et C de ton document source.

Par contre sa reste une colonne associée à un document donc sa te prend un document sur lequel tu pourras renseigner la colonne alors c’est pas exactement ce que tu veux. Est-ce que ta deuxième librairie a absolument besoin d’être une librairie ou sa pourrait simplement être une liste? Dans tes folders Canada, US, etc, tu veux seulement des pointeurs vers un document de la librarie source ou tu veux d’autres documents avec aussi?
 
Last edited:
Merci pour la réponse. Oui j'ai trouvé comment créer un lien, ce sera sans doute mieux que la copie.

Ce que je voudrais faire, c'est que quelque soit la façon de penser des utilisateurs, ils vont pouvoir trouver les documents facilements. Un document unique mais accessible de plusieurs places.
Idéalement, j'aimerai que tous les documents soient dans un dossier et des copies/liens soit dans des dossiers spéciifques. Des projets nécessitent des documents de plusieurs départements, plutôt que de chercher par départements, il y aurait un dossier projet avec les liens, Les départements auraient des liens pour tous leurs documents...

Exemple: T'es à la bibliothèque et tu cherches une biographie de César, est-ce dans biographie ou antiquité ou histoire de rome... Le livre sera à un seul endroit mais la façon de classer les livres dépend de la façon de penser des gens. Dans mon cas, le livre serait dans le batiment mais accessible dans les 3 rayons.

Dans le pire des cas, j'irai avec une librairie par département avec des filtres pour faciliter certaiens recherches mais idéalement, j'aimerai avoir les documents accessibles de plusieurs endroits avec les mêmes filtres. Si je dois rajouter manuellement les filtres à chaque fois, ça va être trop compliquer pour les futurs usagers.
 
Merci pour la réponse. Oui j'ai trouvé comment créer un lien, ce sera sans doute mieux que la copie.

Ce que je voudrais faire, c'est que quelque soit la façon de penser des utilisateurs, ils vont pouvoir trouver les documents facilements. Un document unique mais accessible de plusieurs places.
Idéalement, j'aimerai que tous les documents soient dans un dossier et des copies/liens soit dans des dossiers spéciifques. Des projets nécessitent des documents de plusieurs départements, plutôt que de chercher par départements, il y aurait un dossier projet avec les liens, Les départements auraient des liens pour tous leurs documents...

Exemple: T'es à la bibliothèque et tu cherches une biographie de César, est-ce dans biographie ou antiquité ou histoire de rome... Le livre sera à un seul endroit mais la façon de classer les livres dépend de la façon de penser des gens. Dans mon cas, le livre serait dans le batiment mais accessible dans les 3 rayons.

Dans le pire des cas, j'irai avec une librairie par département avec des filtres pour faciliter certaiens recherches mais idéalement, j'aimerai avoir les documents accessibles de plusieurs endroits avec les mêmes filtres. Si je dois rajouter manuellement les filtres à chaque fois, ça va être trop compliquer pour les futurs usagers.


Idéalement tu veux minimiser les structures de dossiers au profit de maximiser les métadonnées. Si ton contenu est bien taggé avec les bonnes métadonnées, la recherche de SharePoint va faire en sorte que tu vas pouvoir trouver tes documents de n'importe où, peut importe comment ils sont classés dans leurs dossiers.

Ce qu'il te faut, c'est des content type bien définis, avec des fields pour chacune des informations pertinentes, après ca tu fais une page de recherche avec un WebPart de recherche scopé pour chercher uniquement les documents avec les types de contenu visés, avec des refiners pour chacun des fieds que tu as fait. Au final tu te retrouve avec un endroit unique et centralisé où les gens pourront rechercher ce qu'ils veulent, et ce en étant complètement agnostique de comment les gens s'organisent en arrière avec leurs dossiers etc...

Si tu as peur que les contributeurs soient trop lâches pour populer les métadonnées et ainsi te retrouver avec une recherche inefficace, tu peux toujours utiliser la force des default values et des document sets pour populer les métadonnées automatiquement à la seconde où quelqu'un drop un document dans un dossier.
 
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